กิจกรรม 5 ส.

                                                    5 ส คืออะไร

                                                     

กิจกรรม 5 ส เป็นแนวคิดการจัดระเบียบเรียบร้อยในที่ทำงานก่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดี ปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อย นำไปสู่การเพิ่มผลผลิต 
ดังนั้น กิจกรรม 5 ส.จึงก่อให้เกิดการทำงานที่มีคุณภาพ ประสิทธิภาพ และความปลอดภัย ตลอดจนสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงานของพนักงาน สร้างความพึงพอใจและความมั่นใจให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ รวมทั้งกิจกรรม 5 ส. ยังเป็นพื้นฐานของการก้าวสู่การใช้เทคโนโลยีที่ก้าวหน้า เช่น TPM, JIT, TQC ในหน่วยงานต่อไป  

                                                      กิจกรรมของ 5 ส. แต่ละตัวหมายถึง

สะสาง : การจัดแยกของที่จำเป็นกับของที่ไม่จำเป็น และขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไป 
สะดวก : การจัดวางของที่จำเป็น ให้ง่ายต่อการนำไปใช้ และง่ายต่อการเก็บคืนที่เดิม
สะอาด : การทำความสะอาดสถานที่ อุปกรณ์ และสิ่งของที่ใช้อยู่เป็นนิจ
สุขลักษณะ : การรักษาสถานที่ อุปกรณ์ สิ่งของที่ใช้ ให้ถูกสุขลักษณะและปลอดภัย
สร้างนิสัย : การปฏิบัติตามระเบียบวินัยและข้อบังคับ ให้ถูกต้องและติดเป็นนิสัย

สะสาง : ช่วยลดต้นทุนโดยขจัดให้เหลือแต่ของที่จำเป็นในการทำงาน การสะสางจะทำให้สามารถควบคุมปริมาณของพัสดุได้ง่าย ไม่มีอุบัติเหตุที่เกิดจากการวางของเกะกะ รวมถึงลดค่าเช่าพื้นที่ในการจัดเก็บสิ่งของ เวลาและจำนวนคนในการตรวจนับพัสดุระหว่างปี
สะดวก : ช่วยลดต้นทุนด้วยการลดเวลาที่ไร้ประสิทธิภาพในการทำงาน คือ การลดเวลาในการค้นหาเครื่องมือ วัสดุ สินค้า ข้อมูล และช่วยลดอุบัติเหตุของพนักงานจากการเก็บและวางสิ่งของที่ไม่ถูกต้อง
สะอาด : ช่วยลดต้นทุนการซ่อมและซื้อเครื่องจักรอุปกรณ์ที่หมดอายุก่อนกำหนด เพราะการทำความสะอาดถือเป็นพื้นฐานของการบำรุงรักษาเครื่องจักร
สุขลักษณะ : เน้นการรักษามาตรฐานและปรับปรุงให้ดีขึ้น สุขลักษณะจะช่วยลดต้นทุนในเรื่องความผิดพลาดต่างๆ ได้ และที่สำคัญคือสุขลักษณะจะเป็นการปูพื้นฐานให้พนักงานปฏิบัติตามมาตรฐานทำให้ไม่มีการทำงานที่ผิดขั้นตอน
สร้างนิสัย : การมีทัศนคติที่ดีของพนักงานในการทำงาน การสร้างนิสัยจะทำให้บุคลากรช่วยกันปรับปรุงวิธีการทำงาน ปรับปรุงเครื่องจักรอุปกรณ์ ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงาน สิ่งเหล่านี้จะช่วยลดต้นทุนโดยรวมลง  
                                    กุญแจสู่ความสำเร็จในกิจกรรม 5ส.

1. ผู้บริหารระดับสูงต้องมุ่งมั่นให้ความสำคัญและสนับสนุนอย่างจริงจัง
2. บุคลากรทุกคนต้องมีส่วนร่วมในกิจการนี้                                                        
3. ต้องมีการจัดฝึกอบรมและให้ความรู้พนักงานในองค์กรอย่างทั่วถึง
4. ควรทำ 5 ส. อย่างต่อเนื่อง เพื่อยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น
5. ต้องมีการจัดกิจกรรมเพื่อกระตุ้นและส่งเสริมในระหว่างดำเนินการ
จิตสำนึกพนักงาน : ลดความสูญเสียทุกรูปแบบ
การ ดำเนินกิจกรรม 5 ส. จะประสบผลสำเร็จได้ ก็ต่อเมื่อทุกคนในหน่วยงาน ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงจนถึงผู้บริหารระดับล่างและพนักงานทุกคน มีความเข้าใจที่ตรงกันในเรื่องของเป้าหมายและขั้นตอนการดำเนินงาน รวมทั้งความร่วมมือร่วมใจกันในการดำเนินกิจกรรมอย่างจริงจัง เพราะจิตสำนึกของพนักงานที่ไม่มองข้ามความสูญเสียทุกรูปแบบ จะนำไปสู่ความอยู่รอดของหน่วยงานและพนักงาน แต่สำหรับองค์กรที่ดำเนินกิจกรรม 5 ส.แบบครึ่งๆ กลางๆ นอกจากองค์กรจะไม่ประสบผลสำเร็จแล้ว ยังอาจทำให้เกิดผลเสียตามมาได้อีกด้วย

                                    เคล็ดลับในการดำเนินกิจกรรม 5ส.

       1. ประกาศนโยบายของกลุ่มพื้นที่ 5ส. โดยผู้บริหาร

       2. หัวหน้าพื้นที่เรียกประชุมให้ความรู้ตั้งเวรตรวจพื้นที่

       3. แบ่งพื้นที่รับผิดชอบและทำแผนผังแสดงพื้นที่ติดไว้ให้เด่นชัด โดยยึดผังการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละคน กำหนดขอบเขตโดยอาจยึดแนวเสาหรือแนวโต๊ะ ภายในที่ทำงาน ทั้งนี้ในแต่ละพื้นที่ควรมีจำนวนเนื้อที่เทียบกับจำนวนคนใกล้เคียงกัน จากนั้นทำการเลือกหัวหน้ากลุ่มพื้นที่ของตนขึ้นมาเพื่อดูแลการดำเนินงานของสมาชิก ที่สำคัญ หัวหน้ากลุ่มพื้นที่และบุคลากรระดับผู้บริหารในพื้นที่จะต้องมีพื้นที่ที่ตัวเองรับผิดชอบด้วย เพื่อเป็นแบบอย่างแก่สมาชิกในกลุ่ม

       4. ถ่ายรูปก่อนทำกิจกรร

       5. สำรวจหาข้อบกพร่องเพื่อทำการแก้ไข การสำรวจนี้ทำโดยสมาขิกของพื้นที่ พร้อมเขียนแผนดำเนินกิจกรรม 5ส.

       6. กำหนดวันทำความสะอาดครั้งใหญ่ของพื้นที่ ทุกคนร่วมกันทำความสะอาด เริ่มด้วยการทำสะสาง ตามด้วยสะดวก ต่อเนื่องไปและควรกำหนดระยะเวลาในการทำแต่ละ ส ด้วย แล้วมีการให้บุคลากรในกลุ่มพื้นที่แต่ละกลุ่ม เสนอผลงานว่า ได้ทำอะไรไปบ้าง ปัจจุบันอยู่ขั้นใด และต่อไปจะทำอะไร

       7. ตรวจ ติดตามมและประเมินผลหลังการทำความสะอาด ให้ข้อแนะนำ ทั้งมีการให้รางวัล คณะกรรมการตรวจพื้นที่ 5ส ควรตรวจทุกเดือน ต่อเนื่องกันไป เพราะถ้าหากทำไม่ต่อเนื่องจะไม่เกิดผล และผู้บริหารสูงสุดจะต้องครวจพื้นที่เป็นบางครั้ง พร้อมให้คำแนะนำเพื่อการปรับปรุง

       8. ตั้งมาตรฐานของพื้นที่

       9. ถ่ายรูปหลังทำกิจกรรม

       10. ตรวจพื้นที่เพื่อแก้ไข ปรับปรุง โดยสมาชิกของพื้นที่เอง

       11. จัดประชุมสมชิกในพื้นที่อย่างสม่ำเสมออย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง

       12. สรุปผลความคืบหน้าและบันทึกผลการประชุม

       13. ประชาสัมพันธ์พื้นที่ ติดรูปก่อนทำ หลังทำ เป็นขั้นตอน

       14. วัดและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง

                                    

     การใช้กิจกรรม 5 ส ร่วมกับกิจกรรมอื่น

1)การใช้กิจกรรม 5 ส กับกิจกรรมกลุ่มคุณภาพกิจกรรม 5 ส สามารถใช้ร่วมกับกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ ได้ 2 ลักษณะ คือการใช้กิจกรรม 5 ส เป็นพื้นฐานก่อนที่จะนำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพไปใช้ และการใช้กิจกรรม 5 ส พร้อมๆ กับการจัดทำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ
2)การใช้กิจกรรม 5 ส กับกิจกรรมการบำรุงรักษาส - สะอาด ถือได้ว่าเป็นขั้นตอนแรกของกิจกรรมการบำรุงรักษา ซึ่งการทำความสะอาดเครื่องจักรเท่ากับเป็นการตรวจสอบ พนักงานที่ทำความสะอาดเครื่องจักรของตนเองอยู่ตลอดจะเกิดความรักในเครื่องจักรและอุปกรณ์ ทำให้สามารถส่งเสริมให้มีการบำรุงรักษาด้วยตนเองได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น
3)การใช้กิจกรรม 5 ส กับกิจกรรมความปลอดภัยสถานที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จในการดำเนินกิจกรรม 5 ส จะช่วยทำให้สภาพแวดล้อมไม่เป็นพิษ ปราศจากสิ่งสกปรก ทำให้พนักงานมีสุขภาพ อนามัย และความปลอดภัยที่ดี อัตราการเกิดอุบัติเหตุก็จะน้อยล

                                                 ความสำคัญ

หัวใจสำคัญการทำกิจกรรม 5 ส
1. ทุกคนต้องมีส่วนร่วมและเข้าใจกิจกรรม 5 ส
2. ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญและสนับสนุนจริงจัง- โดยถือเป็นส่วนหนึ่งของงาน ไม่ใช่กิจกรรมเสริมหรือการเพิ่มงาน- ผู้บริหารระดับสูงมีส่วนร่วม โดยเป็นประธานคณะกรรมการ 5 สของหน่วยงาน
3. ฝ่าย/กอง ต้องให้ความร่วมมือและสนับสนุน โดย- ให้ความรู้เกี่ยวกับ 5 ส- ต้องแจ้งความคืบหน้าในการทำกิจกรรม 5 ส ในระดับต่าง ๆ- คณะกรรมการและผู้บริหารทุกระดับกระตุ้นและแนะนำให้ทุกคนเข้าร่วมกิจกรรม 5 ส
4. จัดให้มีกิจกรรมเพื่อกระตุ้นส่งเสริมการทำกิจกรรม 5 ส- จัดทำป้าย คำขวัญ โปสเตอร์ ข่าวสารเพื่อเรียกร้องความสนใจให้เข้าร่วม- จัดทำคู่มือ เอกสารแผ่นพับให้ทราบความสำคัญของกิจกรรม 5 ส- การตรวจพื้นที่เป็นระยะ โดยผู้บริหารระดับสูง ผู้เชี่ยวชาญและคณะกรรมการภายนอก
5. ผู้บริหารระดับสูงเดินดูพื้นที่เป็นครั้งคราว เพื่อดูจุดอ่อน-จุดแข็งของการทำกิจกรรม 5 ส และให้คำแนะนำแก่คณะกรรมการ เพื่อแก้ไขให้เหมาะสม รวมทั้งให้คำยกย่อง ชมเชยแ่กกลุ่มดีเด่น
6. การเริ่มต้นควรทำพร้อมกันอย่างจริงจัง ถ้าหน่วยงานใหญ่อาจเริ่มที่พื้นที่ตัวอย่างก่อนก็ได้
7. การดำเนินกิจกรรม 5 ส ควบคู่ไปกับกิจกรรมปรับปรุง หรือระบบข้อเสนอแนะ โดยเฉพาะ ส สะดวก (SEITON) จำเป็นต้องอาศัยเรื่องการปรับปรุงให้ดีขึ้น ให้ทำงานง่ายขึ้น สะดวกขึ้น

                                ประโยชน์จากการทำกิจกรรม 5 ส

1.บุคลากรจะทำงานได้รวดเร็วขึ้น มีความถูกต้องในการทำงานมากขึ้น บรรยากาศและสภาพแวดล้อมดีขึ้น
2.เกิดความร่วมมือ ร่วมใจ จะเกิดขึ้น บุคลากรจะรักหน่วยงานมากขึ้น
3.บุคลากรจะมีระเบียบวินัยมากขึ้น ตระหนักถึงผลเสียของความไม่เป็นระเบียบในสถานที่ทำงาน ต่อการเพิ่มผลผลิต และถูกกระตุ้นให้ปรับปรุงระดับความสะอาดของสถานที่ทำงานให้ดีขึ้น
4.บุคลากรปฏิบัติตามกฏระเบียบ และคู่มือการปฏิบัติงานทำให้ความผิดพลาดและความเสี่ยงต่างๆ ลดลง
5.บุคลากรจะมีจิตสำนึกของการปรับปรุง ซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน
6.เป็นการยืดอายุของเครื่องจักร อุปกรณ์ เครื่องมือต่างๆ เมื่อใช้อย่างระมัดระวังและดูแลรักษาที่ดี และการจัดเก็บอย่างถูกวิธีในที่ที่เหมาะสม
7.การไหลเวียนของวัสดุ และ work in process จะราบรื่นขึ้น
8.พื้นที่ทำงานมีระเบียบ มีที่ว่าง สะอาดตา สามารถสังเกตสิ่งผิดปกติต่างๆ ได้ง่าย
9.การใช้วัสดุคุ้มค่า ต้นทุนต่ำลง
10.สถานที่ทำงานสะอาด ปลอดภัยและเห็นปัญหาเรื่องคุณภาพอย่างชัดเจน

                                           แหล่งข้อมูล / ที่มา
 

เพิ่มผลผลิตแห่งชาติ, สถาบัน. "กิจกรรม 5 ส.", คู่มือการดำเนินกิจกรรม 5 ส. (กรกฎาคม 2542).
สุรสิทธิ์ ตติยภัณฑรักษ์. "5 ส. ลดต้นทุนได้จริงหรือ", วารสาร Productivity World. ปีที่ 2, ฉบับที่ 10.
คำไข  (Keywords) นิยามทางธุรกิจ / การพัฒนาองค์กร / กิจกรรม 5 ส.
5 ส. เป็นนิยามทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรเข้าใจความหมายความสำคัญ เพราะกิจกรรม 5 ส. มีข้อดีหลายประการที่จะช่วยพัฒนาองค์กรให้เกิดความก้าวหน้า
ผู้จัดทำ  สถาบันพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

  *****************************************************************************************************